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インフォマート、乃村工藝社が月間2000件以上の契約書をデジタル化

株式 2022年09月20日 19:35
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© Reuters. インフォマート、乃村工藝社が月間2000件以上の契約書をデジタル化

 BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、インフォマート<2492>(東証プライム)は9月20日、同社が提供する「BtoBプラットフォーム 契約書」が、ディスプレイ業界最大手である乃村工藝社に導入されたと発表。

【乃村工藝社 業務管理部 田中氏、佐藤氏より伺った導入理由・効果等】

■「BtoBプラットフォーム 契約書」導入前の課題

(1)数千社と取り交わす注文書・請書関連業務は毎月240時間

 紙面での運用をしていたころは、担当者が注文書(契約書)を作成、上長承認、押印責任者が捺印し、担当者が協力会社へ送付。協力会社が注文書(契約書)の内容を確認し、見積書等と一緒に請書を返送してもらい、締結契約書としての請書を受領し、その原本をファイル保管するまでが一連の流れだった。

 請書は1件につきおおむねA4の紙3~4枚で月間数千件、幅広ファイルも毎月11冊増えていた。また、請書の整理作業には月約210時間、付随する電話対応業務を含めると約240時間かかっていた。

(2)コロナをきっかけに電子契約の需要が増加

 2018年からは注文書、請書、納品請求書を一つのPDFにして取引先へ電子的に送付していたが、コロナが大きく影響し、取引先から郵送で送られてくる請書の開封、基幹システムへの入力、管理作業に課題を感じていた。

■導入の決め手

 協力会社も請書を送付するために出社する必要があり、自社、協力会社双方で出社しなければできない業務が露呈。BCPの観点からも出社対応が必要な業務の軽減を検討し、自社の業務フローに合致していること、基幹システムとの連携や技術的親和性もクリアしていること、協力会社を含めて電子帳簿保存法に対応していることに加え、ランニングコストに魅力を感じ「BtoBプラットフォーム 契約書」の導入を決めた。

■導入効果

(1)サービス利用開始から半年(2022年7月時点)で月間2600件の契約業務をデジタル化

 声がけした5000社のうち約半数が「BtoBプラットフォーム 契約書」へ切り替え、発注件数の6~7割程を「BtoBプラットフォーム 契約書」で対応してくれている。

(2)バックオフィス部門の業務時間が半減

 請書の受領、管理業務が効率化され、バックオフィス部門が1つの案件にかける業務時間が従来の半分に短縮。文書管理業務においては、契約書データが自動的に文書管理システムと連携できるようになり、メリットは大きい。

■今後の展望

 導入から半年あまりたつが、ようやく導入効果が見え出した感じである。取引先だけでなく、弊社のBCP対策のきっかけにもなり、今後は数字に表れにくい副次的な波及効果が楽しみである。

■「BtoBプラットフォーム 契約書」について

 企業間で交わされる契約をWeb上で締結できるクラウドサービスである。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減する。また、社内承認をWeb上で行うことができるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も搭載。バックオフィス業務の効率化やテレワークが実現する。(情報提供:日本インタビュ新聞社・株式投資情報編集部)

インフォマート、乃村工藝社が月間2000件以上の契約書をデジタル化
 

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