[日本インタビュ新聞社] - ■取引先の作業時間も短縮、グループ全体での業務デジタル化を目指す
デジタルの力であらゆる業務を効率化するインフォマート＜２４９２＞（東証プライム）は６月１３日、同社が提供する「ＢｔｏＢプラットフォーム 請求書」が、アークス（本社：北海道札幌市）に導入されたと発表。
【アークスより伺った導入理由・効果等】
（取材協力）財務・経理グループゼネラルマネジャー、財務・経理グループ担当者
■「ＢｔｏＢプラットフォーム 請求書」導入前の課題
アークスは、「ラルズ（北海道）」「ユニバース（青森県）」「オータニ（栃木県）」等、地域密着型のスーパーマーケット１０社・３７５店舗（２０２４年５月２８日時点）と関連事業会社１社を擁する食品流通グループである。
発行する請求書は月に約２３０件で、半数以上はアークスグループ共通のポイントカード「アークスＲＡＲＡカード」の外部提携店への請求書である。請求書の作成は、財務・経理グループの３～４名で行っている。
「ＢｔｏＢプラットフォーム 請求書」の導入前は紙で発行していたため、請求書の印刷や封入作業にかかる時間と手間、承認に必要な押印フローの煩雑さが課題になっており、発行後に保管する控えの管理も大変だった。
１３０件ほどある外部提携店への請求書を例にすると、カードグループから届いた請求データをエクセルへ貼り付けて差し込みデータを作成し、ワードの差し込み文書の機能を使って印刷。印刷した請求書を、担当部署へ戻し、担当部署で押印の上、郵送していた。請求データを受け取ってから投函するまで、５営業日ほど必要だった。
■導入効果
月に約２３０件発行する請求書の８割をデジタル化し、残りの２割はオプション機能の「郵送代行サービス」を利用している。
作業担当者の負担にならないように、紙の請求書を発行していた時とフローは変えていないが、ペーパーレスで押印が不要になり、封入等の郵送作業にかかる時間や手間がなくなった。請求書を受け取る側の取引先にとっても、時間短縮になっている。
■今後の展望
社内でいえば、出張旅費等を精算する「小口現金精算」も電子化できればと思っている。アークスグループ全体では、アークスのほかに４社のグループ会社が「ＢｔｏＢプラットフォーム 請求書」を導入しており、残り６社にも導入を広げていきたいと考えている。
郵送の場合は、発行から数日かかって先方に届くが、電子請求書ならどんなに離れていても即日届く。我々が業務効率化に成功した事例を示すことで、距離や気候に左右されないデジタルのメリットを伝えていけたらと考えている。（情報提供：日本インタビュ新聞社・Media-IR 株式投資情報編集部）