［ニューヨーク １３日 ロイター］ - 助成金申請代行の仕事に携わるダイアン・レオナードさんは先日、ある会議に出席した。いつもの流れだ。基調講演を聞き、他の出席者たちと交流し、友人に出くわす。
だが、これまでの会議と大きく違う点が１つある。自分は米ニューヨーク州クレイトンの自宅にいて、お気に入りのコーヒーを飲み、足元にランニング・ウオーキングマシンが付いた「机」に向かい、傍らには愛犬オリーがいる。
レオナードさんが出席したのは、クラウドコンピューティング会社が主催したＩＴ関連の会議。今年開かれている多くの会議と同様、完全なビデオ会議だ。
「ここ半年で、この種の会議への出席は４０回を超えたと思う。もうすっかり日常の一部だ」とレオナードさんは言う。
「ミィーティング・プロフェッショナルズ・インターナショナル」が夏に実施した調査では、回答者の８６％が今後１年間で現実空間イベントへの出席は減ると予想した半面、８７％はバーチャルイベントへの出席が増えるとの見通しを示した。
バーチャルイベントをプロデュースするディジメンターズ社の共同創業者、スリー・スリーニバサン氏は「この半年間、バーチャルイベントを運営してきて気付いたのは、現実空間で開く会議との違いが２０％ほどあるということだ。だが、その２０％が決定的だ」と語る。
「新しい日常」になじむのは大変だが、ある意味では簡便さが増したとも言える。人との接し方、有意義なコンテンツへのアクセス、参加することで得られる「収穫」の最大化などの面で、まったく新しい戦略が必要になる。
「バーチャルイベントでは、出席者による準備と行動が、より多く求められる」と語るのは、投資調査会社・モーニングスターの幹部、レスリー・マーシャル氏。９月に米国で約３０００人を対象にオンライン会議を主催したばかりで、今後は世界規模のバーチャルイベントを計画中だ。
しばらくの間、バーチャルイベントが常態化するのは間違いないだろう。教育コンサルタント会社・タゴラスによると、ビデオ会議を開催した人の９２％は、今後も開催する計画を立てている。
というわけで、会議出席者がバーチャル空間で処していく上でのヒントをいくつか紹介しよう。
＜ツールを味方につける＞
ビデオ会議の運営者は、ネットワーキングや双方向性を確保するために大変苦労して最新のツールを生み出しているので、これらを活用しない手はない。
基調講演の間は、チャットボックスを使えば他の参加者と感想を共有したり、質疑応答時間向けの質問を投稿したりすることができる。「ブレークアウト（グループ分け）」機能を使えば、特定の関心事項についてのチャットルームを開設したり、１対１の対話を行うことも可能だ。
モーニングスターは、仮想現実（ＶＲ）の採用まで試みている。９月の会議では参加者数十人にOculusのゲーム用ＶＲヘッドセットと３Ｄゴーグルを手配し、実際に現場にいるような気分を味わってもらった。
＜前もって準備を＞
実際に人と会う会議の方が、ビデオ会議よりずっと「ゆるい」ものだ。知り合いに出くわし、ホテルのバーで一杯やり、会場で別れ際に夕食の約束を取り付けられる。しかし、オンラインで会いたい人と会うためには、ずっと入念かつ戦略的な準備が必要になる。
参加者リストを点検し、接触すべき展示者あるいはスポンサーを調べ、講演者やプレゼンターとつながる。
会議の後、ツイッターやリンクトインなどのソーシャルメディアに感想やまとめを投稿すれば、今後も長続きする関係を築くための土台となる。
＜邪魔は最小限に＞
快適な自宅のキッチンから会議に参加することには、多くの利点がある。出向かなくて済むし、感染リスクもなく、経費は抑えられる。
モーニングスターのマーシャル氏は「現実空間の対面型の会議では、その間に他の一切から離れ、会議だけに集中することができる」と認める。
「自宅では、気が散るものをすべて遠ざけるのが難しい。だから時には携帯電話をオフにすること。そして常にマルチタスクをしようとするのは、やめた方がいい」
愛犬や子供たち、仕事上の電子メールなどの邪魔や中断はつきものだが、オンライン会議なら後からまた戻って、コンテンツにアクセスすることが可能だ。
＜長所に目を向ける＞
コストの低さもビデオ会議のメリットだ。タゴラスによると、ビデオ会議の約７０％は従来の会議よりもコストが低く、しかも「大幅に」低いことが多い。
スリーニバサン氏は「以前ならできなかった事が、できるチャンスと考えよう。こうしたイベントは以前、密室で行われ、チケット代は高く、場所は遠かった」と話す。
「今では毎日、世界中の魅力的な人々と重要な問題について話す機会がある。世界中を回って１日中、興味深い人々の話に耳を傾けられる」
（Chris Taylor記者）